Elmo Puidet

Koosolek ehk nõupidamine on meeskonnatöö praktiliselt paratamatu osa. Koosolekuid on väga kerge on pidada nii, et seal enamus aega raisku läheb ning suurt midagi otsustada ei suudeta. Selle vältimiseks järgnevalt mõned soovitused:

• Veenduge, et koosolekul oleksid selged eesmärgid. Enamus koosolekuid on mõeldud informatsiooni jagamiseks, ülesannete lahendamiseks, otsuste langetamiseks või täiendava info ja lisafaktide kogumiseks. Väga tähtis on eelnevalt paika panna, milliseid eesmärke koosolek taotleb. Ärge korraldage koosolekut lihtsalt selleks, et omavahel kokku saada. Kui koosoleku eesmärgid pole selged, tundub see lihtsalt ajaraiskamisena. Koosoleku juhatajana otsusta eelnevalt, milliseid eesmärke koosolek saavutama peaks. Võid teha seda üksi, kuid tihti on kasulik konsulteerida koosolekul osalejatega, et teada saada nende arvamusi ja ideid. Kui meeskond käib koos regulaarselt, siis võite järgmise koosoleku eesmärke arutada eelneva koosoleku lõpus. Osalejana küsi koosoleku juhatajalt enne koosolekut või koosoleku alguses, milliseid eesmärke koosolek taotleb.
• Sõnastage eesmärgid konkreetsete päevakorrapunktidena. Püstitatud eesmärgid tuleks “tõlkida” päevakorrapunktide keelde – jagada sammudeks või alateemadeks. Ideaalsel juhul peaks päevakord osalejateni jõudma aegsasti enne koosoleku toimumist. Alternatiivne võimalus on kasutada koosoleku algust ühiseks päevakorrapunktide kinnitamiseks, sel juhul saab arvesse võtta ka värskeid ideid ja ootamatult üleskerkinud teemasid. Igal juhul pidage silmas, et päevakord oleks avalik ning kõigile osalejatele kättesaadav ja nähtav.
• Koosoleku juhatajana koosta päevakord ning jaga see aegsasti kõigile koosolekust osavõtjatele (või töötage üheskoos päevakorra lõplik variant välja koosoleku alguses). Osalejana anna juhatajale teada enne koosoleku algust, kui sul on päevakorra asjus ettepanekuid või ideid.
• Määratlege päevakorrapunktide pingerida. Paljude koosolekute tavaline probleem on selles, et neid kavandades püütakse liiga palju korda saata. Päevakorrad on tihti väga pikad ja keerulised võrreldes koosoleku tarvis planeeritud ajaga. Päevakorra punktid tuleks vastavalt nende olulisusele panna tähtsuse järjekorda. Iga päevakorrapunkti jaoks määrake, kui palju aega selle arutamiseks soovite kulutada. Koosoleku juhatajana lase osalejatel hääletada, milliseid päevakorrapunkte peetakse kõige olulisemaks ning kui palju aega nende arutamiseks kulutada soovitakse. Kui nii selgub, et aega võiks üle jääda, siis sama keskmise või väikese tähtsusega probleemide jaoks. Aeg ajalt juhtub ikka nii, et keegi tõstatab uusi probleeme või viib arutelu peateemast kõrvale. Pidage seda silmas ning leppige kokku, et niisuguste küsimustega tegelete näiteks järgmine kord. Leia ka “ajahoidja” – isik, kelle ülesandeks on jälgida, et päevakorrapunkti arutelu planeeritud aja sisse jääks. Ajalimiiti tohib ületada vaid meeskonna ühise otsusega, kuid see võib tähendada, et mingi teine päevakorrapunkt jääbki arutamata. Osalejana nõua prioriteetide ja ajapiirangute paikapanekut, kui juhataja seda ei tee, ning seleta teistele sellise toimingu eeliseid.
• Tehke kindlaks, milliseid päevakorrapunkte õnnestub katta ilma koosoleku abita. Asjad, mis puudutavad vaid väikest osa koosolijatest, jäägu koosolekuvälisele ajale. Mitmesugused ülevaateraportid ja informatsioonilised ettekanded on mõistlik esitada osalejatele trükitud kujul – lugemine läheb alati kiiremini, kui keegi rääkida jõuab. Koosoleku juhatajana otsusta, milliseid päevakorrapunkte saab lahendada väljaspool koosolekut ja palu informatsioonilised ettekanded esitada kirjalikul kujul. Osalejana tee vastav ettepanek, kui juhataja nõnda ei toimi.
• Alustage ja lõpetage kindlaksmääratud ajal. Hilinejad segavad paratamatult koosoleku käiku, mõnikord tuleb nende pärast isegi uuesti alustada. Kindel lõpuaeg võimaldab koosolekul osalejatel ette planeerida oma koosoleku järgset aega (kellel on veel mingi üritus, kes peab minema bussi peale jne.).
• Seltskondlikku vestlust arendage enne või pärast koosolekut, aga mitte koosoleku ajal. Kui te iga päev kokku ei saa, siis on muidugi meeldiv igasuguste asjade üle juttu puhuda, kuid õigem on selliseks omavaheliseks suhtlemiseks jätta aeg enne koosoleku algust või, kui see pole võimalik, siis pärast koosoleku lõppu. Meeskonna liikmed peavad mõistma, et koosoleku päevakord ei seisne omavahelises lobisemises – vastasel korral on tõenäoline, et teil ei õnnestu krooniliselt midagi korda saata.
• Otsused siduge vastutavate isikutega, tähtaegadega ja järgmiste sammudega. Vastasel korral on suur oht, et otsused jäävadki ellu viimata. Lülitage ka koosoleku õnnestumise hindamine koosoleku päevakorda.
• Koosoleku lõpus kulutage mõned minutid arutamaks, mis aitas ja mis segas arutelu. Nii võite saada uusi ideid oma koosolekute korralduse parandamiseks. Võib lihtsalt paluda osalejatel öelda üks asi, mis neile meeldis ja mis neile ei meeldinud, see toob tihti pinnale need valdkonnad, kus oleks võimalik olukorda parandada.

Soov olla kaasatud arutelusse, mõjutada otsuseid ja nende elluviimist ning leida meeskonnakaaslaste tunnustust on vajadused, mis meeskonnatööga alati kaasas käivad. Seega võiks iga koosoleku juhataja ja osaleja mõelda järgmistele punktidele:

• Osalemine. Sõna võttes ära pobise vaikselt omaette, vaid tee oma ideed teistele teatavaks. Püüa vestlusse haarata inimesi, kes paistavad mitte julgevat sõna võtta, vaikivad või on enesesse tõmbunud.
• Kontroll. Nõua, et ka sulle jagataks vastutusrikkaid ülesandeid ning jälgi, et keegi ei jääks selles osas kõrvaletõrjutuks. Kaalu koosoleku juhataja ametikoha “ringlusse” panemist. Jälgi, et osalejad aitaksid koostada päevakorra, mis kajastab nende vajadusi.
• Tunnustus. Kiida teisi osalejaid välja käidud heade mõtete või asjalike märkuste eest. Toeta sinu meelest kasulikke ideid, selle asemel, et lasta teistel seda teha.

Koosolekuid ei peeta üksinda, koosoleku õnnestumine sõltub mitte ainult juhatajast, vaid kõikidest liikmetest. Vaatleme rolle, mille hea täitmine aitab koosolekuid efektiivsemaks muuta:

1. Koosoleku juhataja on vastutusrikas ning mitmetahuline roll, kelle osa koosoleku õnnestumisel on väga suur. Pisut küll korrates üle eelpool kirjeldatut võiks soovitada järgmist:

Enne koosoleku algust:

• tee osalejatele teatavaks kokkusaamise aeg, koht ning (NB!) lõpuaeg;
  koosolekul käsitletavad probleemid;
• osalejate individuaalsed ülesanded: kellelt ootad kokkuvõtet tehtust, kellelt ülevaadet, kellelt veel midagi vajalikku;
• koosoleku alguses tutvusta teemasid ning leppige kokku ajakava, võimaluse korral kirjuta need tahvlile või suurele paberilehele seinal;
• tutvusta ka arutelu reglementi ja selgita veelkord koosoleku eesmärke või oodatavaid tulemusi;
• on kaks tähtsat asja – hea plaan ja täpne ajakava – ära siis neid tegemata unusta ja arvesta, et neist pole mingit kasu, kui sa neist kinni ei pea. Samuti leia isik, kelle ülesandeks on olla “ajahoidja”;
• leia isik, kelle ülesandeks jääb märkmete tegemine.

Koosoleku käigus:

• loo soodus õhkkond, jaga tunnustust olulise panuse eest;
• püüa kaasa haarata kõiki osalejaid – sageli tulevad head ideed just “vaikijatelt”;
• pöördu tagasihoidlikumate poole otseste küsimustega ja pea silmas spontaanseid aktiivsusilminguid – tihti on need väga teaberikkad;
• takista vahelerääkimisi. Ära lase üksikutel domineerida, ignoreeri, või kui see ei aita, siis katkesta neid, kes liiga palju räägivad;
• õhuta alternatiivsete lahenduste pakkumist, valikuvõimaluse tagab vähemalt kahe võrdväärse lahendusvariandi olemasolu;
• hoolitse selle eest, et teemast kinni peetaks, ja jälgi, et eesmärk silmist ei kaoks;
• kuula tähelepanelikult kõiki, pikemate sõnavõttude korral tee lühike kokkuvõte;
• tee aeg-ajalt vahekokkuvõtteid sellest, mida olete saavutanud ja mida veel teha tuleb.

Koosoleku lõpus:

• võta saavutatu kokku (Milles jõuti selgusele? Mida on vaja veel arutada? Mida on vaja enne järgmist kohtumist veel teha? Milline on esimene samm otsuste elluviimiseks?);
• algata väike mõttevahetus toimunud koosoleku efektiivsuse hindamiseks (sama peaksid tegema ka siis, kui koosoleku käigus paistab arutelu kuhugi takerduvat);
• täna osalejaid, võimalust mööda märgi ära väärtuslikuma panuse tegijad isiklikult nende poole pöördudes.

Pärast koosolekut:

• hoolitse, et otsused ei jääks vaid paberile ja et elluviimine saaks teatavaks kõigile, kellele vaja.

2. Ülestähendaja. Koosoleku protokoll on tähtis asi ja seepärast on sekretäril ehk ülestähendajal samuti vastutusrikas roll. Võite selle ametikoha täitmiseks igal koosolekul uue inimese määrata, nõnda et keegi ei peaks tundma end paberitöö külge kinnistatuna. Mõned asjad, mida ülestähendaja tegema peaks:

• vaata üle eelmise koosoleku päevakord ja ülestähendused ning koosoleku alguses esita toimunust kokkuvõte;
• pane kirja päevakord selles järjekorras nagu koosoleku alguses kokku lepitakse;
• iga päevakorrapunkti arutamise juures tähenda üles peamised esitatud arvamused ning tähtsamad faktid;
• iga päevakorrapunkti lõpus tee kokkuvõte, millisele arusaamisele jõuti, millised otsused vastu võeti ja kes mida peab tegema;
• hoolitse selle eest, et osalejad saaksid koosoleku protokollist hiljem koopia.

3. Protsessi vaatleja. Koosoleku lõpus on kasulik selle käiku kriitiliselt hinnata. Üheks võimaluseks on paluda osalejatel oma arvamust avaldada. Teiseks võimaluseks on see, et keegi koosolekul osalejatest spetsiaalselt täidab protsessi vaatleja rolli, see tähendab jälgib koosoleku käiku ning pärast teeb kokkuvõtte sellest, mil viisil lahenduseni jõuti (mitte kui hea lahendus leiti). Protsessi vaatlejana:

• jälgi osalejate suhtlemismooduseid, kaasatöötamise intensiivsust, arutelu atmosfääri, osalejate näilist rahulolu, otsuste tegemise protsessi ja ilmnevaid konflikte;
• süstematiseeri oma vaatlused ning esita koosoleku lõpul;
• kui arutelu on takerdunud, siis palu osalejatel peatuda ning aita arutada, mis asjaolud takistavad grupil oma eesmärki saavutamast;
• palu osalejatel oma mõtetele vastukaja, et kontrollida nende kehtivust ja süvendada edasist diskussiooni.